DigitalisierungGläserne
DigitalisierungGläserne Prozesse statt blinder FleckenWie Unternehmen mit Process Mining echte Effizienz freilegenaktualisieren – oder sogar täglich. Sokönnen Prozesse nahezu in Echtzeitüberwacht, Engpässe soforterkannt und Anpassungen direktvorgenommen werden.Automatisierung gezieltund wirksam einsetzenAutor:John KnisleyGlobal Product MarketingProcess AIABBYY Development Inc.www.abbyy.com/deWo einst Annahmen darüberherrschten, wie Arbeit abläuft, liefertProcess Mining nun harte Daten.Wer seine Abläufe kennt, kann siegezielt verbessern – und seine digitaleTransformation beschleunigen.Prozesse sichtbar machenIn vielen Unternehmen herrschtdie Überzeugung: „Wir wissen, wieunsere Prozesse laufen.“ Dochstimmt das wirklich? Oft weichenSoll-Ablauf und Realität deutlichvoneinander ab. Zwischen Freigaben,Rückfragen, manuellen Prüfungenund Abteilungswechselnentsteht ein Netz aus Variationen.Die Wahrheit ist mit herkömmlichenMethoden wie Berichten oder Interviewskaum zu entschlüsseln. Genauhier setzt Process Mining an. DieTechnologie schafft etwas, was bislangkaum möglich war: Prozessesichtbar machen, wie sie tatsächlichstattfinden.Warum scheitern so vieleOptimierungsinitiativen?Oft, weil Entscheidungen aufunklaren Prozessabläufen beruhen.Doch in einer digital geprägten Weltreicht das nicht mehr aus. Unternehmenbrauchen Klarheit, Präzisionund verlässliche Daten. Werseine Geschäftsprozesse versteht,kann gezielt eingreifen, Engpässeauflösen und Automatisierungspotenzialeerkennen. So entstehteine belastbare, faktenbasierte Entscheidungsbasis.Process Mining GrundlageDie Grundlage von Process Miningist einfach: Jeder Schritt in einemWorkflow hinterlässt eine digitaleSpur in den Unternehmenssystemen.Diese werden genutzt, umechte Prozessverläufe zu rekonstruieren.Die dabei erhobenenDaten - sogenannte Event Logs -zeichnen ein objektives Bild davon,wie ein Prozess tatsächlich abläuft.Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte,die nicht auf Annahmen, sondernauf Fakten beruht.Unternehmen erkennen damitAbweichungen vom geplanten Ablauf,identifizieren unnötige Schleifen,manuelle Umwege oder lange Wartezeiten.Die Aussagekraft liegt inder Genauigkeit: Es geht nicht mehrdarum, wie ein Prozess idealerweisefunktionieren soll, sondern wie ertatsächlich funktioniert.Messbare Effekte,belastbare ZahlenDer Mehrwert von Process Mininglässt sich klar beziffern. Ein internationaltätiger Anbieter für Prozessautomatisierungoptimierte die Verarbeitungvon Bestellungen. ManuellePrüfschritte wurden durch intelligenteSysteme ersetzt. Die Bearbeitungsdauerkonnte dadurch erheblichreduziert werden.Ein Tech-Anbieter analysierte mithilferealer Prozessdaten die kompletteKundeninteraktion. So konntenSchwachstellen erkannt und behobenwerden. In vielen datengetriebenenOrganisationen verkürztensich die Durchlaufzeiten einzelnerAbläufe um bis zu 40 Prozent.Diese Ergebnisse sind kein Zufall.Sie entstehen durch gezielte Analyse,strukturiertes Monitoring unddatenbasierte Steuerung. Besonderswertvoll wird Process Mining, wennUnternehmen ihre Daten regelmäßigAutomatisierung gilt als Treibermoderner Effizienzstrategien, dochnicht jeder Prozess eignet sich dafür.Wer ohne belastbare Daten automatisiert,riskiert Fehlinvestitionen –und verschärft bestehende Ineffizienzen.Process Mining schafft hierdie notwendige Klarheit. Es zeigt,welche Prozessschritte regelmäßigmanuell durchgeführt werden,wo Fehler besonders häufig auftretenund wo Arbeitsabläufe unnötigZeit kosten.Mit aussagekräftigen Prozessdatenlassen sich Investitionen gezielt undrealistisch planen. In technologiegetriebenenUnternehmen sind ehemalsmanuelle und stark variierendeArbeitsabläufe heute automatisiert.Dadurch stieg die Prozessstabilitätdeutlich. Gleichzeitig sank die Fehlerquotemessbar. In vielen Fällenverbesserte sich der Return onInvestment um bis zu 45 Prozent.Ein BeispielEin Spezialist für digitale Prozessoptimierungsetzte Process Miningein, um die Bearbeitung von Bestellungeneffizienter zu gestalten.Diese trafen per E-Mail ein, wurdenmanuell geprüft und anschließendins ERP-System übertragen.Mit intelligenter Dokumentenerkennungließ sich der Ablauf digitalisieren.Die Bearbeitungszeit verkürztesich spürbar. Gleichzeitigwurden Mitarbeitende von monotonenRoutinetätigkeiten entlastet.Die Lösung wurde anschließendan weiteren Standorten eingeführt.Bessere Entscheidungenauf solider DatenbasisJe komplexer eine Organisationwird, desto mehr Systeme, Schnittstellenund Beteiligte sind involviert.Der Überblick geht dabei schnellverloren. Prozesse, die auf mehrerePlattformen verteilt sind, lassensich kaum ganzheitlich erfassen24 PC & Industrie 8/2025
DigitalisierungDas steigert nicht nur die Prozessqualität,sondern auch die Revisionssicherheit.Ein Wandelin der Unternehmenskulturund untersuchen. Process Miningschafft hier Abhilfe, indem es die verstreutenDatenquellen verbindet undin ein einheitliches Bild überführt.Damit treffen Unternehmen Entscheidungennicht länger allein aufBasis isolierter Beobachtungen oderErfahrungswerte. Sie stützen sichauf verlässliche Informationen undkönnen gezielter reagieren.Systematische AuswertungEin internationaler Technologiekonzernführte Process Mining ein,um Abläufe in der Kundenkommunikationbesser zu verstehen. Durchdie systematische Auswertung realerProzessdaten wurde deutlich, anwelchen Stellen Wartezeiten entstandenund wie sich die Reaktionszeitenverbessern ließen. DieErkenntnisse flossen direkt in dieoperative Steuerung ein und führtenzu messbaren Verbesserungen.Ein Industrieunternehmen nutztediese Möglichkeit, um manuelleTätigkeiten in der Produktionslogistikzu analysieren. Die Ergebnissezeigten, dass bestimmtePrüf- und Umlagerungsschrittedurch digitale Workflows ersetztwerden konnten. So ließ sich derRessourceneinsatz um mehr als20 Prozent senken und die Termintreuewurde verbessert.Digitale Zwillingesimulieren RealitätEin besonders spannenderAspekt ist die Verknüpfung von ProcessMining mit Simulationstechniken.Unternehmen können ausden zuvor erfassten Event Logsdigitale Zwillinge ihrer Prozesseerzeugen. Diese virtuellen Abbilderermöglichen es, verschiedeneSzenarien durchzuspielen, bevorVeränderungen in der Praxis umgesetztwerden.Beispielsweise kann simuliert werden,wie sich ein Ressourcenengpassin einem Support-Workflowoder der Auftragsbearbeitung aufdie gesamte Durchlaufzeit auswirkt.Oder welche Prozessvariantebei einer Systemumstellung dengeringsten Einfluss auf die Lieferzeithat. Auch saisonale Auftragsspitzenlassen sich frühzeitig abbildenund bewerten. Der Vorteil: Prozessekönnen vor der Optimierungsimuliert werden, was eine risikofreieEntscheidungsfindung ermöglicht.Das erhöht die Planungssicherheit.Prozessverbesserungmessbar machenProcess Mining endet nicht beider Analyse. Es schafft das Fundamentfür echte operative Transformation.Unternehmen könnendaraus konkrete Handlungsempfehlungenableiten, Projekte priorisierenund gezielt Maßnahmenumsetzen. In Kombination mit TaskMining können sogar einzelne manuelleSchritte direkt an der Benutzeroberflächeerfasst werden. Das hilftdabei, genau jene Arbeitsschritte zuidentifizieren, bei denen Automatisierungechten Mehrwert bringt.Zudem erlaubt Process Miningdie Definition und Überwachungvon KPIs direkt im System. Stattmit statischen Berichten zu arbeiten,verfolgen Unternehmen ihreKennzahlen kontinuierlich und inEchtzeit. So wird aus punktuellerOptimierung ein nachhaltiger Steuerungsprozess.Einfache IntegrationDie Integration in bestehende IT-Landschaften ist heute technischeinfacher als noch vor wenigenJahren. Moderne Process-Mining-Lösungen bieten standardisierteKonnektoren für ERP-, CRM- undDMS-Systeme. Dies ermöglichteine schnelle Implementierungohne teure Sonderentwicklungen.In Kombination mit KI-gestützterMustererkennung lassen sich darüberhinaus frühzeitig Auffälligkeitenerkennen, bevor sie sich negativ aufGeschäftskennzahlen auswirken.Compliance sicherstellen,Revision erleichternDie Einhaltung von Richtlinienund internen Kontrollmechanismengehört in vielen Unternehmen zumAlltag. Prüfpflichten, Dokumentationsanforderungenund Revisionsvorgabenbinden Ressourcen.Zudem sind manuelle Prüfungenaufwändig und fehleranfällig. ProcessMining ermöglicht eine kontinuierlicheÜberwachung regelkritischerAbläufe.Die Auswertung erfolgt nicht mehrstichprobenartig, sondern kontinuierlichauf Basis aktueller Daten. VerdächtigeAbweichungen oder Risikenwerden automatisch erkannt. VollständigeDokumentationen erleichterninterne wie externe Audits.Process Mining ist mehr als eintechnisches Tool. Die Einführungerfordert eine neue Haltung und hatkulturelle Auswirkungen. Transparenzdarf nicht als Bedrohung verstandenwerden, sondern als Chance.Denn nur wer bereit ist, die eigenenAbläufe offen zu legen, kanndaraus lernen.„Wer Prozesse sichtbar macht,muss nicht nur mit Erkenntnissenrechnen, sondern auch mitWiderständen“, sagt Sven Schenk,Senior Director beim SoftwareanbieterABBYY. „Aber genau in dieserOffenheit liegt das Potenzial.Man erkennt nicht nur, was nichtfunktioniert, sondern auch, woman bereits hervorragend aufgestelltist. So gestalten UnternehmenVeränderung aktiv statt nurzu reagieren.“Process Miningwird zum PflichtwerkzeugAlles beginnt mit einer ehrlichenBestandsaufnahme: „Wissen wirwirklich, wie unsere Prozesse laufen?“Process Mining liefert die Antwort.Es macht sichtbar, wo Wertschöpfungstattfindet und wo sie verlorengeht. Es hilft, Prozesse nichtnur effizienter zu gestalten, sondernauch robuster, transparenterund zukunftsfähiger zu machen.In einer Wirtschaft, in der sichMärkte und Technologien immerschneller verändern, wird dieseFähigkeit zum echten Wettbewerbsvorteil.Process Mining istkein Trend, sondern ein Werkzeug.Es hilft Unternehmen, sich aus demNebel der Vermutungen zu lösen –und mit klarer Sicht zu steuern. ◄PC & Industrie 8/2025 25
